【導入事例】社内の単純作業をRPA化することに成功し、単純業務にかかる時間が60%削減!より重要な業務に集中できるように!【株式会社フジタ建設コンサルタント様】
フジタ建設コンサルタント株式会社様は、徳島県で建設コンサルタント・補償コンサルタント・測量等の事業を行っている企業です。
常日頃から人材教育に・業務効率化に努めておられた同社ですが、現場に出る社員たちではなく、現場に出ない社内のバックオフィス業務において課題を感じておられました。かねてから社内のITシステムについて相談を持ち掛けていた弊社代表の坂東にご相談を頂き、社内単純業務を効率化するRPAのシステム導入、および内製化にあたりRPAの講師を派遣することをご依頼いただきました。
以前は社内の単純業務に時間を取られてしまっており、頭を悩ませていたそうです。そこで、「あなたの社長室 クラウドチーム」を導入したところ、単純作業にかかる時間が削減でき、社内の他の単純業務を次々にRPA化し、バックオフィス業務が効率化されたとお喜びいただけました。選んでいただいた理由や活用方法も含めて、詳しくお伺いしました。
弊社では、RPA内製化にあたり、メンターという立ち位置で、豊富な実績をお持ちの方をアサインし、
社員様に対してのご指導や相談をオンラインにてお受けしております。
【お客様基本情報】
企業名:フジタ建設コンサルタント株式会社様
業種:建設業
従業員規模:約100名
ご導入いただいた商品・サービス:あなたの社長室 クラウドチーム
お答えいただいた方:代表取締役 藤田達也 様
現場に出る社員ではなく、総務など現場には出ない社員たちの業務システムについて課題を感じていた。
■商品の比較・検討のポイント
コストもリーズナブルだっただけでなく、あなたの社長室CTのビジネスモデル自体も斬新で興味が湧いたため、すぐにお願いしました。
■導入後の変化
単純業務にかかる時間が60%削減!より重要な業務に集中できるように!
ー「あなたの社長室 クラウドチーム」のサ-ビスを導入されようと思ったきっかけや背景について教えていただけますか?
弊社は1966年(昭和41年)の創業以来、測量業から始まり、建設コンサルタント、補償コンサルタントと業態を広げ、徳島県内を始めとした地域の建設インフラに深くかかわって来ました。社員たちは自らの仕事に誇りをもって取り組んでくれていますし、それを頼もしく思ってはおりますが、近年の技術革新のスピードは目まぐるしく、人材教育に力を入れてきた同社でも追いついていくのに精いっぱいであったこともまた事実です。
中でも課題だったのが、総務など現場には出ないスタッフたちの業務改革です。
そこで弊社では、システム専門の部隊を創設しスタッフ全員に一人一台のPCを供与、強固なセキュリティの元で社内ネットワークをつなぎ、情報共有ができる基盤を整えました。しかし、実際その基盤を活用して何をする?となった際に、やはりバックオフィス周りのスタッフから積極的なアイディアが中々出てこない状況でした。
もともと坂東社長を知っていたので、IT関係の相談に乗ってもらうところからスタートしました。そこから、クラウドチームのサービスを聞かせてもらって、社内でRPAを進めていくにあたって、講師の方を探してもらえるのであればお願いしますということから始まりました。RPAを社内で誰も使ったことがなく、それなら、実際に使っている人に教えてもらおうという流れです。オンラインの講師であれば、全国どこの人でもできますよね。
ー「あなたの社長室 クラウドチーム」のサ-ビスを導入した決め手・理由はございますか?
ある若手スタッフ(以降U様)がシステム部隊に新たに配属された際、RPA(※ロボティック・プロセス・オートメーション パソコンで行っている事務作業を自動化できるソフトウェアロボット技術)を内製化できるようになれば、バックオフィスのスタッフたちも、もっと気軽に業務改革・改善のアイディアを出してくれるのでは?という意見を出してくれました。しかし、肝心のRPAを作れる人間がいなく、完全に外注するという選択肢も考えましたが、長期的なコストの視点と社員の能力を伸長させるという観点で考えるとやはり内製化したいと考えていました。貴重な意見を出してくれた彼に対し、どこかにRPAをマンツーマンで教えてくれる人材はいないものかと考えていた矢先に提案いただいたのが、あなたの社長室 クラウドチームでした。
コストもリーズナブルだっただけでなく、あなたの社長室 クラウドチームのビジネスモデルも斬新で興味が湧いたため、すぐにお願いしました。
ーRPA業務を実際に担当したU様からのお声
入社5年目でもともとは、現場で働いていました。途中でジョブチェンジをしてSEとなりました。
RPAに興味があって、自分のものにしたいという気持ちがあり、もともとプログラミング学んでいた背景がありました。実際に受講を初めてみて、一人で作っていくより、講師の方に道筋たててもらったので、いいものができているかな?と実感しています。RPAに携わり2年くらいが経ちました。
技術面の向上のみならず、最初は自分の中に不安がたくさんありました。
社内の色々な方からこんなことできる??と言われ、最初は自分だけでは無理だろうと感じていましたた。でもできるようになってきて、自信もついてきて、許容できる範囲が広がりました。今後については、これで終わりでなく、まだまだ社内の単純作業はたくさんあるので、貪欲に取り組んでいきたいと思っています。各部署とのやり取りの中でクリアしていくことについては、各部署の方とお互いに納得しながら、話し合って作って、マンツーマンで作り上げていきたいと思っています。
第一弾がリリースしたときは、約3か月くらいかけて作り上げたものなので、率直に嬉しかったです。
それと同時に、ユーザーが使ってくれるのか?という不安もあります。リリース後、ユーザーさんに対し、使用方法などの説明や会議などを行っても使用率があまりよくないです。これをどうしていくか。使ってもらえるようにしていくか、新しい門戸を広げていくことが課題だと思っています。
これからの目標については、RPAは先駆者として、技術を社内に広めていきながら、それと同時に、SEとしての知識もつけていきたいと思っています。
講師の方に相談しながら作成していたシステムを、第一弾として先月リリースでき、今後改良し、第二弾もリリース予定です。講習を通し、RPA等の技術的知識が深まったのはもちろんですが、様々な観点から提案してくれ(そもそもその作業が自動化の必要があるのか、パワーオートメイトに固着せずフリーソフトを利用していく等)、開発における思考を柔軟化できたと思います。
またシステム完成後には、運用面についても相談にのってくれ、ユーザーからどんなフィードバックをもらうと次の開発に繋がるか等、運用開始後の開発者としての立ち回りも教えていただきました。開発当初は、こんな複雑なシステムを自動化できるのか?と不安ばかりでしたが、システムが形になったことで、知識が深まると同時に自信も付き、弊社の単純作業で「これは自動化できるかも」と思える範囲が広がったように思います。今後も継続して講習を受講し、業務自動化のための知見を深めていきたいと思っています。
ー社長はU様についてどう感じておられますか?
最初は、こんなシステムを作れるのかな?という不安があったところから、作ってからの不安になりました。どうみんなが使ってくれるか、違う悩みが出てきているのは成長だと感じます。またこれが次の成長のステップにつながっていくと感じています。最終的には、Uさんがすることと、Uさんじゃなくてもできることを伝えられるようになればなと思います。先駆者は、人に伝えて、教えられるようになるのが先駆者だと思います。本人も教えるつもりで、教える側になるようになったらさらなるステップアップにつながります。それが本人の中でも見えているのがありがたいことです。
あなたの社長室はそこだけではないと思っています。いろいろ出てくる課題を(総務系や採用系など)、社長には相談しています。こんなサービスがあれば?とちょこちょこ相談ができるのはとてもありがたいです。本当に社長室という、坂東社長の得意な部分を発揮できるとてもいい取り組み、仕組みだと感じます。
ー「あなたの社長室 クラウドチーム」を活用してみての所感はございますか?
実は、RPAを教えてもらうメンターをフェーズによって一度変更しています。はじめの方は複数の書籍から最適なテキストを選定し、内容にそってフォローアップをしてくれました。同社スタッフのスキルが上がるにつれ、より実践的な相談を行える方に変更していただきました。具体的には、作成したプログラムがスムーズに動くかどうか、よりスマートな構築方法にはどのようなものがあるかなどを定期的にレビューしてもらっています。
プロジェクトのフェーズに応じて適切なスキルをもった方をアサインしてくれるため助かっています。教えていただく人を変更するというのは、直接お願いした場合には言い出しづらい場合もあったりするのですが、あなたの社長室 クラウドチームのサポートスタッフさんが間に立ってくれるので助かります。
率直なところ、内製化するのは難しいです。新たに取り入れるときに、一から作るのは担当にとっても不安です。そこを、クラウドチームの力で、専門家の力と繋がることで、担当者の気持ち的にも、独学でしていくことは難しいところを定期的に相談にのってくれることは大変ありがたい。社内でできないことをあきらめないですむという点は大変助かっています。
ー講師が途中で変更した点については?
最初はこちらも何もわからなかった。相性も当然あります。スキルがついていった中で、担当者が成長していった中で、物足りない点があったので講師を変更しました。ステップアップしていく中で、合う合わないは当然出てきます。新しい人は前の人とタイプも違い、レスポンスもいいので、とてもいい関係を築けています。クラウドサービスは外部だからこそ、いろいろ言いやすいので助かります。
ー導入の効果はございましたか?
社内からヒアリングした「こんな仕組みやシステムがあったらうれしい」を実現すべくRPA作成に取り組み、実際に複数の希望を実現しているので当初願っていたことは実現できています。
ー今後の目標や展望はございますか?
今後も地域の皆様の快適な生活に貢献できるよう、企業の存続・発展に努めます。変化の激しい現代において、守り続けるべきものと、変えるべきものを経営トップがしっかりと見極め、変えるべきものは実際に変えていく事が肝要です。しかし、自己変革は容易ではありません。今回のように自己変革を唱えるスタッフが幸いに出てきても、その芽を潰してしまっては会社の未来はないと思っています。
あなたの社長室 クラウドチームのように、外部の力を借りることで、変革の芽をつぶさずに育てる事もできるのだと、今回知りました。RPAの内製化はいずれ果たされ、メンターからの”卒業”もやってくるでしょう。それでも、同社内にはまだまだ課題は尽きず、活用の幅は広がっていくのではないでしょうか。
仕事を通じて夢をかなえられるように、というところを目指していて、そこを目指すにあたって、もう一歩前の段階で安心してなんでも挑戦できるというところの位置づけを考えています。シンプルにいい会社にしたいです。いいというのは、みんながいいと思うのではなくまずは自分が思ういい会社にしたいです。それぞれが思ういい会社というのを吸い上げて、取り入れて、ぼそっと「いい会社」と言ってもらえるように、なんでも言い合えて、言ったことに対して建設的な意見交換ができることが理想です。やってみたいことを支えられるように、それが売り上げや利益にもつながるようにしたいです。思ったことを口にでき、忖度を気にして言わないなどもある、そういうのをなくしていきたいと考えています。
もともとの上司が管理職、いいところも悪いところも知っています。垣根が低いとは思います。(低すぎるのもどうかとも言われる)言わなくてもわかるはない、本当に言いたいことは言わないとわからないと思います。技術職は職人肌の方が多く、言わなくてわかるだろうが多いです。それをどう伝えていくか、管理職と関わってコミュニケーションをとっていきたいと考えております。今年1年は創業精神を見直す。部長が技術、品質面を見直す。これからは創業精神や理念にアレンジを加えたものを管理職にこれから伝えていきたいと考えています。会社の原点をもう一度、幹部と共有するというのが今年の目標です。会社としては、研修などを通して、想いが伝わる環境作り、意見を言いやすい雰囲気作りをつくっていきたいと考えております。
関連記事
関連記事はありませんでした
おすすめ記事